Le saviez-vous ? En moyenne, un salarié reçoit 88 e-mails par jour . Ces e-mails proviennent des clients, des prestataires, des partenaires, des newsletters… mais aussi très largement des collaborateurs à l’intérieur même de l’entreprise. Ces derniers échangent entre eux pour faire un point sur les projets en cours, partager des documents ou planifier les réunions.
Au milieu de ces flux quotidiens, comment faciliter le travail des collaborateurs et le travail en équipe ? C’est le rôle des outils collaboratifs – des logiciels ou des applications installés sur un ordinateur ou directement accessibles en ligne. Leur mission : accompagner les salariés dans la conduite de leurs projets. Ils synchronisent les données en temps réel (e-mail, agenda, flux d’informations, modifications de fichier, base de données clients…) afin de travailler plus efficacement en équipe.
3 usages des outils collaboratifs pour simplifier la vie des salariés
- Partager des documents : les fichiers en ligne sont accessibles par tous les collaborateurs, partout et à chaque instant (au bureau ou en mobilité, sur ordinateur ou terminal mobile).
- Participer, collaborer, échanger de façon plus efficace : plus besoin d'échanger par e-mail ou d'organiser des réunions pour se tenir au courant de « qui a fait quoi » et de ce qu’il reste à faire grâce aux outils de gestion de projets.
- Valoriser les différents points de vue : plusieurs collaborateurs interviennent sur les documents et peuvent laisser leurs commentaires afin de croiser les expertises
Choisir un outil collaboratif : impliquer et former les salariés
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à intégrer des outils collaboratifs afin de faciliter les échanges entre leurs équipes. En 2014, les trois quarts des responsables IT ont déclaré avoir mis en place des outils collaboratifs ou des réseaux sociaux internes en sein de leur entreprise (étude Voirin pour le Journal du Net, 2014). Les usages principaux servent à partager des documents entre les collaborateurs (78 %) et échanger autour des projets (76 %).
Quelques règles sont néanmoins à respecter avant le déploiement d’un tel outil. La première est d’impliquer les collaborateurs dans le choix du logiciel ou de l’application. Futurs utilisateurs, ce sont eux qui sont les plus à même de déterminer l’outil qui convient le mieux pour l’exercice de leur métier ! Demander l’avis aux premiers concernés permet aussi de préparer la transition : il est plus difficile de mettre en œuvre un nouvel outil de façon arbitraire que d’en parler en amont avec l’équipe. Au cours de cette période de réflexion, quelques collaborateurs peuvent se porter volontaires pour tester l’outil et partager leur retour d’expérience.
Quels outils collaboratifs pour votre entreprise ?
- Pour le partage de fichiers : Dropbox, Google Drive, Microsoft SkyDrive, Office 365, Oodrive… Ces solutions proposent de sauvegarder des données en ligne pour échanger des fichiers. Certaines permettent d’aller plus loin et de collaborer à plusieurs en simultané sur un document texte, un tableur ou une présentation.
- Pour les vidéo-conférences : Ma Visioconférence, Microsoft Office Live Meeting, Glowbl, Skype, WebEx… La visioconférence facilite la collaboration entre l'entreprise et ses interlocuteurs distancés (clients, partenaires, distributeurs, filiales).
- Pour la gestion de projet : Asana, Azendoo, Basecamp, Doodle, Genius Project, Intra’know, Mattermost, Slack, talkSpirit, Trello, Wimi, Wunderlist... Ces outils permettent de planifier et piloter des projets à plusieurs, par exemple en créant des listes de tâche collectives ou des discussions spécifiques.
- Pour les réseaux sociaux d'entreprise : blueKiwi, Jive, Tibbr, Yammer ou bientôt Facebook at Work… Les réseaux sociaux d’entreprise sont un lieu privilégié aussi bien pour travailler en équipe que créer du lien social entre les salariés (ex. : organiser un afterwork, partager un événement). En 2016, 58 % des grandes entreprises françaises possèdent un réseau social d’entreprise.
Si vous préférez une solution « made in France », des start-ups françaises tirent leur épingle du jeu. C’est le cas d’Azendoo, Intra’know, talkSpirit, Wimi (gestion de projet), Glowbl ou Ma visioconférence (vidéo-conférences).
Une fois l’outil sélectionné, il reste à planifier son déploiement au sein de l’entreprise : à quelle date et quels sont les collaborateurs concernés ? Il est également nécessaire de planifier une formation préalable pour expliquer à la fois le fonctionnement technique de l’outil et les raisons pour lesquelles il a été choisi (utilité).
Les formations sont essentielles pour préparer la mise en place réussie d’un outil collaboratif. Mal préparé, cela peut être source de stress (nouvelles responsabilités, peur de ne pas utiliser l’outil correctement) ou d’incompréhension (communication via un outil informatique vs. interaction en face-à-face) de la part des salariés. Ces formations sont d’ailleurs un moment privilégié pour réunir l’ensemble des collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe !
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