Avant le jour J : préparez l’arrivée de votre nouveau collaborateur
Lundi matin, 9 heures. Un nouvel employé arrive dans les bureaux… Prévenez l’équipe de l’arrivée du futur collaborateur (son prénom et son poste) avant son 1er jour afin de l’accueillir dans des bonnes conditions.
Les jours précédents l’arrivée du nouvel employé, il est également nécessaire de :
- vérifier les conditions matérielles (bureau, matériel, outils) de façon à ce qu’il puisse travailler dès son arrivée,
- identifier la personne responsable de son accueil et de son accompagnement sur le poste de travail,
- évaluer le temps que vous et vos collaborateurs pouvez lui accorder pour l’aider à découvrir son environnement de travail,
- prévoir si nécessaire une formation.
Le jour J : accueillez personnellement le nouveau salarié
Souhaitez la bienvenue au nouveau membre de l’équipe et soulignez votre volonté de l’aider à s’intégrer au mieux dans l’entreprise. Après être revenu sur les sujets administratifs (contrat de travail, horaires), il s’agit d’un moment privilégié pour lui donner une vue d’ensemble de l’entreprise.
Il est recommandé de :
- présenter le lieu de travail (bureaux, service, atelier, magasin) et chacun des membres de l’équipe afin qu’il s’approprie son nouvel environnement,
- présenter les habitudes de l’entreprise, qu’il s’agisse des habitudes de travail (réunions hebdomadaires) ou des moments de convivialité entre collègues,
- transmettre des documents d’information sur les produits et les activités de l’entreprise.
Les premières semaines : accompagnez la prise de poste
Quelle que soit l’expérience, un nouvel emploi nécessite toujours une période d’adaptation : l’employé découvre une nouvelle manière de travailler et des nouveaux outils ou logiciels. Dès sa prise de fonction, rappelez au salarié ce que vous attendez de lui en vous appuyant sur la fiche de poste. Ensuite, accompagnez-le en lui indiquant clairement les tâches à réaliser les premières semaines. La clarté et la précision des demandes facilitent l’intégration d’un employé avant qu’il ne prenne sa pleine autonomie.
D’autres modalités d’intégration peuvent être envisagées :
- le tutorat et le parrainage : le tuteur aide le nouveau salarié à acquérir la pratique professionnelle indispensable à la bonne tenue de son poste. Il est volontaire, suffisamment disponible, expérimenté et possède des qualités pédagogiques. Le parrain, personne extérieure au service, va conseiller et orienter le nouveau salarié tout au long de son intégration dans l’entreprise.
- le passage de relais : en cas de remplacement sur un poste, mettez en place un “doublon” avec l’ancien titulaire pour qu’il transmette au nouveau salarié les consignes et informations nécessaires. Anticipez le passage de relais pour que le salarié sur le départ soit encore disponible. Cette solution offre l’avantage d’une transition en douceur, cependant elle présente le risque d’une transmission de mauvaises pratiques ou habitudes.
- le parcours de découverte : organiser un circuit sur plusieurs postes de travail, au sein de différentes équipes, se justifie pour une activité complexe. Il donne une vision globale de l’activité de l’entreprise et de son organisation et permet de mieux appréhender les relations avec les autres et de préparer les coopérations futures.
INTÉGRATION ET MOTIVATION
Les capacités d’un individu ne peuvent s’exprimer pleinement que s’il est motivé. Chaque entreprise détient des leviers de motivation à valoriser qui la caractérise (prendre des responsabilités, gérer des relations avec des clients, bénéficier d’une rémunération évolutive ou d’avantages attractifs…). S’assurer de leur convergence avec les attentes d’un individu facilitera son implication, son engagement et la qualité de son intégration dans l’entreprise. Pour information, les principales sources de démotivation découlent le plus souvent de la rémunération, du temps de trajet, des conditions de travail, des relations de travail, des modes de communication et de la stabilité de l’entreprise (turn-over, déménagement).
Appréciez l’intégration du nouvel embauché avant la fin de la période d’essai
Pour vous permettre d’évaluer ensemble le déroulement de l’intégration, vous devez faire le point régulièrement avec le nouveau salarié, à l’oral (échange informel, entretien) ou à l’écrit (rapport d’étonnement). Il est en effet le mieux placé pour vous expliquer ses éventuelles difficultés. Qu’est-ce qui a plu ou moins plu lors des premières semaines ? Un œil neuf et critique est toujours bénéfique pour votre entreprise et identifier des pistes d’amélioration.
Ces échanges doivent notamment permettre de discuter avec le salarié :
- de la maîtrise de chacune des activités dont il est responsable,
- de sa capacité à utiliser certains outils ou techniques,
- de sa connaissance des circuits d’information ou de production,
- du respect des règles et procédures,
- du respect des consignes de sécurité ou confidentialité,
- de son appréciation du poste (au regard de ce qu’il en avait compris, de ce que vous lui aviez décrit, de ses attentes),
- de ses relations avec ses collègues, sa hiérarchie, les clients, les fournisseurs,
- et le cas échéant, de ses difficultés pour accomplir ses missions.
En fonction des difficultés rencontrées, vous déciderez alors de poursuivre ou de modifier le parcours d’intégration. Ces ajustements suffisent souvent à corriger une incompréhension et éviter une séparation prématurée.
PÉRIODE D’ESSAI, PÉRIODE D’INTÉGRATION : QUELLE DIFFÉRENCE ?
La période d’essai est une « borne juridique » au cours de laquelle chacune des deux parties (entreprise ou employé) s’autorise à poursuivre ou à interrompre le contrat de travail d’un commun accord, sans préjudice.
La période d’intégration est le temps nécessaire pour que le salarié devienne suffisamment autonome. La durée de cette période est très variable et peut être égale, inférieure ou supérieure à la période d’essai.
- Pour aller plus loin : Accueillir et intégrer un jeune en alternance